Niech wszyscy wiedzą, o tym co robimy! Promocja działań biblioteki w zakresie działań dla małych dzieci.

Stan czytelnictwa i aktywności kulturalnej mieszkańców wsi i małych miast jest daleki od poziomu, który można uznać za satysfakcjonujący. Źródłami tej sytuacji są różne czynniki i nie wszystkie zależą od działań podejmowanych przez biblioteki publiczne czy inne instytucje kultury. Są jednak i takie, na które biblioteki mogą mieć istotny wpływ. Jedną z nich jest niedostateczna promocja działań Biblioteki.

Wyobraź sobie, że Twoja Biblioteka jest produktem, który musi trafić do jak największej liczby odbiorców, który musisz dobrze sprzedać. Potrzebuje ona odpowiedniej reklamy, zaangażowania się w przedsięwzięcia biblioteki zarówno użytkowników, jak i możliwych sponsorów.

Co to jest promocja?

Promocja są to działania zmierzające do zwiększenia popularności jakiegoś produktu, projektu lub przedsięwzięcia[8]. Biblioteka przekazuje w środowisku informacje o swojej działalności lub konkretnych produktach i usługach. Planowanie działań promocyjno-informacyjnych należy traktować dwutorowo. Z jednej strony bierzemy pod uwagę działania horyzontalne, a z drugiej strony promocja projektu, przedsięwzięcia powinna być postrzegana jako jedno z niezależnych zadań.

Co daje nam promocja?

  • Możliwość pozyskania nowych użytkowników biblioteki
  • Biblioteka jako miejsce przyjazne użytkownikowi
  • Zdobycie nowych sponsorów
  • Większe wsparcie ze strony samorządów lokalnych
  • Zmniejszenie dystansu pomiędzy instytucją biblioteki, a społecznością lokalną
  • Biblioteka jako miejsce w którym można przyjemnie spędzić czas
  • Aktywna postawa pracowników biblioteki, zwiększenie wśród nich zadowolenia z pracy
  • Rozwój bibliotek i ich pracowników

Jak promować?

Wszystkie działania, niezależnie od ich charakteru, muszą być szczegółowo przemyślane i zaplanowane. Aby promocja Twoich działań była skuteczna, niezbędne jest zorganizowanie odpowiedniego systemu informacyjnego tzw. systemu promocji. Zagwarantuje on dwukierunkowy przepływ informacji pomiędzy nadawcą, a odbiorcą. W ten sposób otrzymujesz odpowiedź na działania realizowane przez Twoją Instytucję. Przygotowanie skutecznego systemu promocyjnego wymaga wielorakiego spojrzenia w zależności od cech produktu oraz charakteru rynku, (środowiska lokalnego) i potencjalnych odbiorców. Promocja będzie efektywna gdy zostanie odpowiednio obmyślona. Kluczowe jest zadanie sobie kilku pytań i odpowiedzenie na nie.

  • Jaki jest najlepszy sposób na informowanie społeczności lokalnej o swoich działaniach?
  • Jak nakłonić potencjonalnego odbiorcę do skorzystania z naszej oferty?
  • Dlaczego nasza oferta nie przemawia do społeczności lokalnej? Jak ją ulepszyć? Co zmienić?
  • Jak najwłaściwiej będzie wypromować nasz „produkt”? Jakimi sposobami? Jaką drogą?

Ważne jest to, aby określić do jakiej grupy odbiorców chce się trafić. Ma to wpływ na wybór mechanizmów jakich należałoby użyć do osiągnięcia najlepszych efektów. Jakich informacji o grupie docelowej potrzeba, by przygotować skuteczną promocję, a także skąd i jak te informacje uzyskać? Następnie trzeba określić zakres informacji, które mają zostać poprzez promocję przekazane, a więc co tak naprawdę chce się zaproponować adresatowi. Kolejnym krokiem jest wybór środków, za pomocą których będzie przekazywana informacja. Jeśli już zaplanujemy nasze działanie promocyjne należy ustalić wysokość nakładów, jakie zostaną przeznaczone na to działanie. W zależności od możliwych do poniesienia kosztów akcja promocyjna będzie bardziej lub mniej rozbudowana. Już na tym etapie system promocyjny powinien być gotowy do wdrożenia. Istotne jest aby pamiętać, że taka działalność powinna być koordynowana oraz oceniana jej skuteczność i efektywność. Wyniki tej oceny powinny stanowić punkt wyjścia przy planowaniu kolejnych działań promocyjnych.

Brak środków na promocję?

W bibliotekach zazwyczaj nie ma dużych środków finansowych na działania promocyjne. Dlatego warto zapoznać się z tym czym jest marketing niskobudżetowy, czyli marketing partyzancki.

„Opiera się on na takich samych zasadach jak klasyczny marketing i stosuje te same techniki. Różnica w kosztach nie polega na tym, że w marketingu partyzanckim są one mniejsze, ale na zastąpieniu części potrzebnych środków finansowych innymi zasobami, choć należy zauważyć, że poziom zaangażowania środków finansowych w marketingu niskobudżetowym jest niższy niż w przypadku marketingu wysokobudżetowego, co wynika z wyższej efektywności prowadzonych działań. Podstawowe zasady marketingu niskobudżetowego to wykorzystanie osobowości szefa i instytucji, doskonała znajomość rynku dzięki wykorzystaniu wszystkich dostępnych źródeł informacji, duży potencjał kreatywności, dobrze funkcjonująca i rozbudowana sieć kontaktów. Kreatywność jest niezbędna nie tylko do twórczego rozwiązywania problemów z brakiem środków finansowych na promocję, nietypowego wykorzystywania dostępnych zasobów, ale także do przekraczania utartych schematów i tworzenia oryginalnych koncepcji marketingowych”[10]

Co jeśli promocja nie pomaga?

Może Twoje działania są skierowane do złej grupy odbiorców. Może w Twoim środowisku nie potrzebna jest Grupa Zabawowa, a większym zainteresowaniem cieszyłyby się zajęcia dla Seniorów czy warsztaty dla rodziców. Ważne jest to żeby zrozumieć swoje środowisku, jego potrzeby, wytworzyć „produkt” skierowany do nich, a następnie zachęcić społeczność lokalną do korzystania z niego.

Jak „zrozumieć” środowisko i jego potrzeby w którym jest Twoja Biblioteka? Odpowiedz sobie na pytania, poszukaj informacji w Gopsie (o dzieciach, seniorach), rozejrzyj się, porozmawiaj. Diagnoza potrzeb, to często najrozsądniejszy początek nowego działania / projektu. Dlaczego warto przeprowadzać taką analizę? Dzięki diagnozie:

  • planujemy działania w oparciu o wiedzę, a nie wyobrażenia;
  • dowiadujmy się więcej o tych, z którymi chcemy coś zrobić, możemy ich lepiej zrozumieć;
  • możemy przewidzieć powodzenie naszego pomysłu na działania;
  • możemy ulepszyć nasz plan działania, w zależności od tego, czego się dowiemy budujemy relacje z tymi, których pytamy o opinię;
  • jest wymagana we wnioskach na realizację projektów.

Zidentyfikowane potrzeby użytkowników należy poddać analizie, a następnie zaplanować efektywne i skuteczne ich zaspokojenie.

O czym warto pamiętać?

  • Przy działaniach promocyjnych bardzo ważne jest pierwsze wrażenie. Osoba, która będzie nakłaniać społeczność lokalną do korzystania z usług biblioteki powinna być ubrana elegancko, schludnie i odpowiednio do sytuacji. Na spotkania z nowymi potencjalnymi użytkownikami biblioteki należy zabrać materiały informacyjne oraz niezbędne formularze. Przede wszystkim osoba promująca działania biblioteki powinna być pełna entuzjazmu, uśmiechnięta oraz zadowolona ze swojego życia zawodowego i przekonana do prezentowanej oferty biblioteki.
  • Ponieważ w małych społecznościach lokalnych mediami często zajmują się redaktorzy jednoosobowo należy utrzymywać z nimi stały i dobry kontakt oraz warto podsyłać im gotowe teksty do publikacji o działalności biblioteki.

Pomysł na promocję:

Plakat
Plakaty są świetnym pomysłem na promocję. Organizujesz zajęcia o których chcesz poinformować całą społeczność lokalną? Rozwieś plakaty na ścianach, murach, witrynach sklepów, przystankach autobusowych, tablicach ogłoszeń itp. W przeciwieństwie do ulotki, plakatu nie można wyrzucić bez czytania. Musi on przykuć uwagę odbiorcy, rozniecić jego zainteresowanie oraz skłonić do działania. Nie wolno zamieszczać informacji szczegółowych, ale ogólne treści. Należy pamiętać, że ludzie widzą każdego dnia plakaty, zapamiętują tylko kilka z nich, dlatego plakat powinien utrwalać się w pamięci. Potencjalny użytkownik najpierw musi zwrócić uwagę na plakat, a dopiero później na treść. Plakat powinien być czytelny, dlatego istotna jest forma plakatu, kolor, wielkość, inność. Informacje pomocne do stworzenia plakatu znajdziesz na stronie poradnika ngo oraz na blogu.

Ulotki
Ulotka jest to „produkt o krótkim terminie ważności”. Ludzie otrzymując ulotkę zazwyczaj chowają ją do kieszeni lub wyrzucają do kosza. To czy się nią zainteresują zależy od jej nieprzeciętności. Ulotki mają kilka zalet, są najtańszą i najbardziej powszechną formą reklamy zewnętrznej, istnieje możliwość dotarcia do grupy docelowej (ulotki w GOPSie, w sklepie). Ważne jest to, aby zwracały na siebie uwagę i przekazywały najistotniejsze informacje. Cenne rady do tworzenia ulotek znajdują się na blogu i stronie internetowej oraz generatorze ulotek.

Facebook
W obecnym świecie najlepszym miejscem do promocji są portale społecznościowe. Po założeniu strony fanowskiej biblioteki można szybko zamieścić informacje o swoich działaniach, a także dyskutować ze swoimi odbiorcami. Ilość „polubień” strony może świadczyć o jej popularności, (istotności), wśród mieszkańców. Dzięki temu buduje się wizerunek biblioteki jako instytucji nowoczesnej, dynamicznej i otwartej na nowości. Zachęcamy do założenia Facebooka!

Strona Internetowa biblioteki
Dziś Internet to największe medium, można w nim znaleźć wszystko, każdą interesującą nas informację. Jeśli Twoja Biblioteka nie ma jeszcze strony internetowej, koniecznie ją stwórz. Możesz na niej zamieścić wszelkie informacje, które uznasz za istotne. Adres biblioteki, godziny otwarcia, katalog książek, informacje o wydarzeniach i zajęciach, galerię zdjęć. Na stronie informacje można przekazywać szybko, a także jest ona świetną wizytówką biblioteki.

Strona urzędu gminy
Swoją stronę internetową, a także informacje o działaniach można zamieszczać na stronie urzędu gminy. Zapewne ma ona większą liczbę odwiedzin i jest bardziej popularna wśród mieszkańców gminy. Jest to świetny sposób na reklamę dla biblioteki.

Kościół
W małych społecznościach dobrym przekaźnikiem informacji jest kościół. Warto poprosić księdza, aby w kończących msze ogłoszeniach poinformował mieszkańców o działaniach biblioteki i zaprosił na pierwsze spotkanie np. Grupy Zabawowej. Jest to szansa na dotarcie do większej grupy odbiorców.

Zorganizowanie imprezy
Z badań przeprowadzonych przez Bibliotekę Narodową i TNS OBOP w 2008 r. wynika, że wizerunek biblioteki nie jest wprawdzie negatywny, jednak jest ona postrzegana jako miejsce tradycyjne i mało dynamiczne. Zorganizowanie imprezy pomogłoby utrzeć ten schemat, zmienić myślenie społeczności na nowe o bibliotece jako miejscu aktywnym, nowoczesnym. Można zorganizować wystawę, spotkanie z ciekawym człowiekiem, przedstawienia, a także prezentację zajęć, którymi chcielibyście się zająć.

Blog
Blog może być narzędziem dodatkowym do strony internetowej lub jej zamiennikiem. (odpowiednikiem?) Jego stworzenie jest prostsze niż strony internetowej. Istnieje wiele portali, na których bezpłatnie można taki blog założyć. Blog jest bardziej osobisty, można się na nim dzielić przemyśleniami, refleksjami, zamieszczać ciekawe artykuły dotyczące bibliotek. Jest tu większa wymiana zdań z odbiorcami, ponieważ mogą oni pozostawiać komentarze. Przykłady kilku stron na których można bloga założyć: Onet.pl, blogger.pl, wordpress.com

Lokalna prasa, media
Współpraca z lokalną prasą i mediami jest szansą do osiągnięcia sukcesu, dzięki nim nasz komunikat dotrze do szerszego grona odbiorców. Pamiętaj, aby przekazać dokładne informacje co, gdzie, kiedy, w jakim celu. Warto wcześniej samemu taką notatkę przygotować, wtedy istnieje pewność, że żadna istotna informacja nie umknie.